پاورپوینت بررسی و کنترل فرمها، جا و مکان و روشهای بایگانی سیستم ها

nسیستم مجموعه‌ای است از اجزای به هم وابسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود کلیت جدیدی را احراز کرده از نظم و سازمان خاصی پیروی می‌نماید و در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است، فعالیت می‌کند.سیستم‌ها بی‌شمار هستند. برخی از نمونه‌های سیتم عبارت است از:


nملکولها؛ سلولها؛ نباتات؛ حیوانات؛ انسانها؛ جوامع؛ ماشینها و دیگر نظامهای مکانیکی؛ منظومه‌های کیهانی؛ نظامهای اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی؛ سیستم اطلاعات؛ کامپیوتر؛ نظامهای تولیدی، آموزشی، تامین اجتماعی، خدمات درمانی، ارتباط جمعی، حسابداری، بایگانی، نظام حقوق و دستمزد، باز نشستگی، ارزشیابی کارکنان و کنترل؛ خطی که با آن می‌نویسیم زبانی که با آن تکلم می کنیم و.......در این مقاله، مفاهیم نظام و سیستم، مترادف گرفته شده اند.
1- بخش مدیریت عالی :(مسئولیت نهایی اداره امور سازمان را دارد)

2- بخش میانی :( نظارت بر کار واحدها و هماهنگی فعالیت آنها را بر عهده دارد )

3- بخش عملیاتی :(مسئولیت تولید کالاها و خدمات را دارد )

4- بخش فنی :(از متخصصان فنی تشکیل و در موارد لزوم نظرات فنی و تخصصی می دهد )

5- ستاد پشتیبانی :(نقش کمک و یاری دهنده را برای سایر واحدها ایفاء می کند)

سیستم و نگرش سیستمی

 سازمان عبارت است از دسته بندی و گروه بندی افراد در قالب های نظام یافته به گونه ای که مساعی هماهنگ شده ی آن ها در یک محیط متغیر به صورت وسیله ای برای نیل به هدف های سازمانی در آید.

سازمان یک نهاد اجتماعی است که دارای هدف بوده و سیستمی است که به سبب داشتن یک ساختار آگاهانه فعالیت های خاصی را انجام می دهد و دارای مرزهای شناخته شده ای می باشد.

سازمان عبارت است از فرآیندی نظام یافته از روابط متقابل افراد برای دست یافت به هدف های معین

اصولاً هر شیء یا پدیده‌ای که به نوعی دارای حیات و چرخه باشد، سیستم نامیده می‌شود. استفاده از روش سیستم به عنوان یک روش بهتر برای درک تمام پدیده‌ها شناخته شده است. این ایده در سال 1937 به وسیله‌ی «لودویک وون برتالانفی» یک زیست‌شناس آلمانی ارایه شد. وی نام «نظریه‌ی عمومی سیستم‌ها» را به یک نظم جدید برای فرموله کردن قواعدی که در سیستم به صورت کلی به کار می‌رود اطلاق نمود.

سه حرکت فکری ساختارنگری، سیبرنتیک و نظریه‌ی اطلاعات موجب گسترش و توسعه نگرش سیستمی شدند. ساختارنگری در زبان‌شناسی، مردم‌شناسی و روان‌شناسی بسیار مطرح است. کلمه سیبرنتیک به معنای هدایت یک کشتی و معنای مجازی آن عمل رهبری یا حکومت کردن است. روش‌شناختی سیبرنتیک به جای تأکید بر علت، هدف را در نظر می‌گیرد. سیبرنتیک هر چیزی را با ماشین همانندسازی می‌کند و از یک جنبه به عنوان علم ماشین در نظر گرفته می‌شود.

از دیدگاه سیبرنتیک برای شناخت ماشین‌ها باید ساختار و موقعیت درونی ماشین در هر لحظه، کنش‌ها و واکنش‌ها با محیط و بالاخره تکامل ماشین در یک مدت زمان را مشخص کرد. برای این منظور باید اندام اثرپذیر از محیط خارج و اندام اثربخش ماشین به محیط خارج از آن را مشخص کرد. ممکن است خروجی‌ها بر ورودی‌ها مؤثر باشند. در واقع معلول ممکن است بر علت تأثیر بگذارد. در این صورت باید حلقه‌ی بازخورد ماشین را مشخص کرد. در بازخورد مثبت واکنش در جهت کنش عمل می‌کند و در بازخورد منفی مکانیسم بر ضد اثرات دنیای خارج عمل می‌کند.

ــ تعریف سیستم

لفظ سیستم به مجموعه‌ای از عناصر اطلاق می‌شود که ورودی‌های مشخصی را دریافت نموده و سپس روی آن‌ها پردازش انجام داده و در نهایت خروجی‌های معینی را تولید می‌کند. سیستم مجموعه‌ای است از چندین جزء وابسته به هم که در جهت حصول هدف‌های خاص در تعامل با یکدیگر هستند.

در فرهنگ انگلیسی «آکسفورد» یک سیستم به عنوان مجموعه یا گروهی از اشیاء مرتبط یا غیرمرتبط، به نحوی که یک واحد پیچیده را تشکیل دهند و یا ترکیب کلی اجزاء که بر حسب طرح یا برنامه‌ای نظام یافته باشد تعریف شده است. به همین ترتیب فرهنگ زبان انگلیسی «رندوم‌هاس» این تعریف را برای سیستم ارایه داده است: «مجموعه منظم و قابل درکی از حقایق، اصول، نظریه‌ها و امثال آن‌ها در زمینه‌ی خاصی از دانش یا اندیشه».

یک سیستم همواره دارای هدفی مشخص است و به صورت مجزا وجود ندارد. همانطور که هر سیستمی دارای سیتستم‌های ساده‌تری می‌باشد، خود نیز زیرسیستمی از یک سیستم پیچیده‌تر می‌باشد. یک سیستم با هدف خاص که در آن تقسیم کار، ارتباطات و کنترل وجود داشته باشد را «سازمان» گویند.

دیدگاه سیستمی، به نقل از کتاب «روابط صنعتی» بررسی پدیده‌ها از طریق در نظر گرفتن کل پدیده است. منظور از کل، مجموعه‌ای است که از به هم پیوستگی یکسری اجزاء که کم و بیش با هم مرتبط هستند و کلیت پدیده را به وجود می‌آورند می‌باشد. به طوری که مشهود است این نحوه دید، سنتز جدیدی است از روش‌های قیاسی و استقرایی، که محاسن هر یک را داراست و فاقد عیوب هر دوی آن‌ها است. توضیح اینکه در منطق سه نوع حجت وجود دارد: قیاس (Deduction)، استقراء (Induction) و تمثیل (Example). استقراء یعنی قریه به قریه گشتن و در منطق از جزء به کل رسیدن است و قیاس عکس آن.

از تعاریف فوق می‌توان نتیجه گرفت که برای شناخت سیستم‌ها در حالت کلی باید عناصر تشکیل‌دهنده و روابط بین آن‌ها را شناخت. در دیدگاه سیستمی رابطه‌ی بین دو جزء یا دو عنصر رابطه‌ی علت و معلولی تنها نیست بلکه ممکن است عملی دو جانبه باشد. رابطه‌ی تعاملی بین عناصر سیستم علاوه بر علت و معلول ممکن است رابطه‌ی زمانی، رابطه‌ی دو جانبه و رابطه‌ی بازخوردی هم باشد. اصولاً بین عناصر سیستم باید تناسبی برقرار باشد.